自分自身の業務改善方法……とりあえず他人のことは放っておいて

そもそも論ですが、あくまで自分の現状に対する問題意識を持って、自主的に「自分自身という個人レベルでの業務効率化」をしようと決めたならば、それを何のために行うのか、なぜしたいのかを明確に絞ることが先に必要です。

それによってあなたの担当する業務(あるいは、自分のすべき仕事や生活態度全般)が最終的にどんな形になるのが理想なのか……それ自体が大きく変わってくるからです。

業務改善の基本的フレームワーク

そこで、私が用いている考え方を書こうと思いますが……あらためて確認しますと、ここではあくまで個人レベルの「自分の業務の効率化」について考えます。

会社全体のこととか、みんなのことを考えたり……しません。

また、これは基本的に経験則に基づいているので、正直言って正攻法とは言えないです.

むしろ、人によっては、周囲の人のこととか無視して自分のことだけを優先するような考え方だと感じるかもしれません。

だから、現実には周囲の関係者や、あなたの社内での評判や印象などとの兼ね合いもあると思います。その辺はあなた自身の目的意識に照らしてある程度調整してください。

さて、

その上で、

「業務改善の基本的フレームワーク」

の流れは、大きく分けて次のような段階を踏んで行うと最善です。

① 業務の俯瞰的把握
② 要素の分解と検討
③ 心理的負担を減らすための工夫
④ ツールの導入や実行レベルでの修正

この順番で大元から考えるのが有効です。

① 業務の俯瞰的把握

を考えるには「5W1H」を使います。

5W1H を用いた俯瞰的把握

また

② 要素の分解と検討

の段階では基本的には改善手法の原則である「ECRS(イクルス)」を使います。

ECRSを使った改善手法の原則

これを、基本の骨組みとして用います。

「改善した」という形だけが必要な場合

改善をしたという実績、あるいは報告だけが必要で、事実上は今の業務スタイルやボリューム感を変えたくない場合。

これも現実的には十分あり得ます。

実は、こういう場合にも手法としては上記のようなフレームワークを使うことができます。

そして、仮に

「報告すべき内容」

と、

「事実上、自分の問題意識に基づいて行った実質的改善内容

の、両方があっても構いません。

むしろ、それが世の常です。

ここで……両者のいったい何が異なるのかと言えば、それは単に

「目的が異なる」

だけです。

一般論として言えば、会社や上司が期待しているのは、全体の利益であり、実はあなたの成長とか、あなた自身の環境改善、待遇改善……ではありません。

逆に、もし会社や上司が本当にあなた自身の成長とか環境といった面を配慮してくれているなら、あなたは非常に恵まれた職場環境にいます。大切にすべきです。

その場合、あなたはそもそも「形だけの改善」なんて考える必要性が存在しませんよね。

……ちょっと話がそれてしまいましたが、自分の意志で主体的に業務改善を行う場合であろうが、だれかの指示で強制的に改善する必要に迫られている場合であろうが、

「どうせやるなら、少なくとも今より良い」

改善にしたくないですか?

そうでなければ、いったいその改善によってだれが幸せになるのでしょう。