もちろん、仕事として「段取り」を専門としている方だったら、段取りのプロフェッショナルになることが求められますよね？
プロジェクトリーダーのような立場の方や、作業の工程管理を専門としている方ならば、それはもう「段取り自体が主な仕事」です。
ですが、特に仕事上そのような立場ではないとしても、どんな職種であれ段取り力は必須の基本的なスキルであり、例外なく高めるべき力となります。
段取りは、単なる準備ではない
段取りというのは単に「準備する」という範囲のことでは語り切れないものです。
【段取りの意味】
とはいえ、基本的な点から言えば、まず自分自身の日々行っている業務について自分自身が管理すること、その全体像を掌握し、コントロール下に収めることから始める必要性があるでしょう。
一日の中で段取りを組み、その通りに仕事が進んだかどうかを振り返る。まずは一日というスパンで何度も練習をする……言葉にするとごくかんたんなことのように思えます。
ただ、現実にこれを習慣にできていると自信を持って言える人はたぶん限られるでしょう。
段取り力は積み重ね
先に言っておきますが、仕事で求められる段取り力というのは、実際にはタスク管理とか整理整頓とか、そういう日常業務的な範囲のことではありません。
ただ、それは段取り力を高めるための「基本」にはなります。
だからそこから始める必要があります。あるいは、上司などから「君は段取りが悪い」とか指摘されている立場なら、その基本から見直すのが最も近道だと思います。
段取り力は能力、あるいはセンスや人柄によって先天的に差があるようにも見えますが、実際はほとんどが経験と学習によるもの、そして繰り返しと習慣によるものと私は考えます。
ですから、基本的な考え方や、コツのようなものを知ったからといって実際にはすぐにできるというものではないのです。
ただし、段取り力というのは根本的には相手に対する配慮とか思いやりがあるかどうか、また仕事に対する責任感や使命感や、意気込み、やりがいを感じているかどうか……といった部分から大きな差が出ます。
単なる技術論、テクニック論だけでは大きな改善が望めないこともあります。
もしかすると、上司からとか、こんなふうに言われることがあるかもしれません。
「君ね、段取りっていうのは、結局は思いやりなんだよ」
って。
その上で、段取り力を高めるために継続的に意識すべきことを挙げてみますね。
抽象度を揃えて、俯瞰する
まず、取り掛かろうとしている事柄の全体像を、いくつかの階層をイメージして捉えましょう。
この整理がしっかりできていないと全体像がぼやけてしまいます。
いわゆる「大局観」というヤツですが、これは単なる体感的なものではありません。
全体として物事を、たとえば
「目的」→「戦略」→「戦術」→「行動」
というような４階層に分けて考えましょう。
できればかんたんな表などで目で見える形にしておいたほうがはっきりします。
たとえば目的と言っても、仕事にしろ何にしろ多くの物事は単一の、唯一の目的だけを持つものではない場合も多いです。制約条件がいろいろ付随していることも多いです。
つまり、目的自体にもある流れが想定できるでしょう。
目的に基いて戦略が現れます。そして戦術が決定され、最終的には実際の行動に落とし込まれます。
……といってもこのように目的のほうから順繰りにブレイクダウンして実行にまで落とし込むというのは、実のところ理念的には理解しやすいですが、現実にはうまくハマらない場合が多々あります。
特に会社などで組織としてあるプロジェクトやイベントを管理遂行するというような場合、現実には関係者の意向などの諸事情によりなぜか具体的な個別の条件や戦術的な部分だけが一部だけ先に決定されていたりします。
それらをも汲み取った全体像を描かなければならないということになります。
このような場合には特にですが、そうでなくても実際に考える際には必ずしも
「目的」→「戦略」→「戦術」→「行動」
という順番で考える必要もありません。
そのようにしようとすると実際にはむしろ見落としや錯誤が生じやすいです。
なので、先に表ありきで、それをその事柄の「全体構造」と捉えて、穴を埋めるようにして必要な事項を見つけ出してゆくような方法のほうが有効だったりします。構造のほうから具体的な項目にアプローチするわけです。
絶対必要なことと、どうでもいいことを分ける
これはふつうに言うと、優先順位（Priority）とか、選択と集中といった表現になりますが、これは要するに、絶対的に外せないこと、つまり必須の事柄とそれ以外のものを区別しておくというのが実践的な意味になるでしょう。
で、特に最初は区別しにくいかもしれませんが、私が特に感じるのは現実の仕事の場面ではしばしば
「この仕事の中で、客観的に見て、あるいは目的に照らして絶対必要なこと」
というのとは別に、
「自分の中で（つまり自分のキャリアのため、あるいは自分自身の将来のため、成長のため……というような意味で）絶対入れておきたい部分」
というのがあるということです。
このことは長期的に見ると意外に重要なコツだと私は感じます。
たとえば、恒例の社内行事や年次で繰り返し行われるような業務ならば、もし無難に遂行することだけを考えれば基本的には前例を調べ、それに沿って進めるのが最もスムーズでノーリスクということになります。
しかし、そこに何かしら自分自身の問題意識や発案を盛り込もうとすればどうでしょうか？
それは自らが絶対に挑戦したいことであると同時に、自ら入れたからには絶対に失敗させられないことにもなります。
こういう点を盛り込むことが自分の意欲にも影響しますし、経験値にもなるでしょう。
常に何事もなく無難に完了することだけが、良い段取りであるとも限りません。
……と言っても、常に自分の意思や、自分にとってのメリットばかり念頭に置いて仕事をするというわけでもありません。当然、条件や環境によっては全体の目的達成のために自分が入れておきたい部分を捨てるという選択もあり得ます。
ただ、まず区別するというのが重要です。
そして、その辺のさじ加減をどう持つのが一番よいか……それこそ経験になるわけです。
仕事というのは、短期的な成果も大事ですが、長期的に見るとむしろ仕事そのものに求められている需要や、各ステークホルダーが期待している成果と、自分自身の感情やモチベーション、さらには自分自身にとっての仕事の意味付けや価値観などとの一致点を見い出し、折り合いをつける価値観や考え方といった面がむしろ重要になってくるはずだからです。
未知の要素に対処する心づもり
段取り力に限りませんが、最初に完璧に作り上げようとする心理に陥らないよう意識するべきです。
「人事を尽くして天命を待つ」
という心づもりを忘れないことです。
むしろ、今性急に決定しないほうがよい問題や、今暫定的に予想される結果に基いてあまりにも細かく計算しつくした計画を立てようとすることがかえって無理を招いたり、非効率だったりすることもあります。
逆に言って、自分のスキルや経験値が上がってくれば、以前は予測が不可能だったような点にさえある程度妥当な予測が成り立つことが次第に見えてくるでしょう。
……この辺の勘所を経験に照らして把握していくことこそ、段取り力を高めるうえで一番のコツだと言ってもいいかもしれませんね。
なぜ、段取りが悪いと「仕事できない」と言われるのか
よい仕事にはよい段取りがある。
段取り八分、仕事二分。
……実際のところ、本当かどうかは別として、少なくとも組織の中で、あるいはビジネスシーンで関わる多くの人々が前提的にそう思っているというのは間違いないです。
たとえ他者と関わらない自分の業務範囲のことでさえ、いつも段取りをきちんとして、それに沿って仕事している人の仕事ぶりは、周囲から見ていても余裕があり安定感があるように見えます。
今何をしているかが周囲からも分かりやすく、気持ちがいいのです。
ある面では、レッテル貼りにすぎないと考えることもできますが、どちらにしろ、自分の評価を落とし、周囲の協力を得にくい状況を作ってしまうとすれば、それ自体が
「仕事できない」
と言われても仕方ありません。
また、本来は「段取り力」に含まれるかどうか微妙ですが、たとえば自分が段取りを任されたことを、結果的に成功裏に完了させるための実行力や調整力、問題解決力といったものも重要になってきます。
結局、どうあれ結果的にうまく進んだ場合は
「段取りが良い」
という評価になる可能性が高いのです。
逆に言って結果的に問題が起きたり、その解決が困難な状態に至ったとすれば、それはやはり段取りの時点から問題があったと言わざるを得なくなります。
段取りが悪い人といわれるのは、共有ができないから
ところで、仮に自分自身の範囲で業務のコントロールやタスクの管理を徹底できていたとしても、それがそのまま「段取りが良い」という評価にはつながりません。
また、行事やプロジェクトの段取りといった場合にも、単に緻密で考え抜かれた計画を作り上げることだけが即「段取り力」とも言えません。
つまり、段取りとは計画や準備といった面プラス
「工程管理＋根回し」
が伴って初めて発揮されるものだからです。
段取りが苦手と思っている人の中には、根回しや各方面への配慮といった面に強い苦手意識があったり、そういうことが嫌いだったりします。
もちろん、現実にはそれ抜きでは段取りは語れないことも事実です。
人間関係が面倒だと感じる人ほど段取り力を高めるべき
ただ、ひとつ考えられるのは、いわゆる根回しとか調整というと、すぐに人間関係上の問題とかコミュニケーション力が必要だと過剰に思い込むことです。
もちろん、それが円滑にこなせるに越したことはないのですが、もし苦手だという場合には、段取り力として主に必要なのは必ずしも人間的に好かれるとかコミュニケーション能力が高いとか社交が上手という意味ではなく、
「共有」
がポイントであると単純に割り切って考えればいいかもしれません。
段取りにおいて主に重要なのは必ずしも社交や会話術、営業術といったものではなく、まず目的や意図、そしてその実行過程で起こる事実関係の「共有」です。
ある面で言えば、物事を進める際には個人個人の意向や意見に過剰に振り回されるのは良くないとも言えるのです。
ただし、関係する各人に適時必要な情報を共有してもらう必要はあります。
たとえば、計画を立てる場合にもひとり切りで一から全部計画を立ててしまって、完成形だけをいきなり全員に発表するといった手法は、ふつうに考えて問題が起きやすいでしょう。
上司に指示や指導を仰ぐのはごくふつうだれでもしますが、それ以外の関係者にはすでに決まった結果だけを伝達するだけになってしまったり、個別の実行内容しか情報を提供しなかったり……といった不備が起こりやすいです。
「目的」→「戦略」→「戦術」→「行動」
といういずれの次元でも、必要な相手に適時情報を共有してもらうことを意識するだけで、段取りは格段にスムーズになります。
必ずしも堅苦しく報告や伝達という形をとらなくてもよいのです。ある時には指導を仰ぐ、または相談するといった体で、または単なる雑談としてはなしてもいいし、なんなら愚痴の形でも実は有効です。
そして実はこの時に、先ほど言った「全体図」と言える可視化された表を作成しておくことが非常に役立ちます。つまり、どの情報をいつだれに伝えたのかを都度記録しておくととても役に立ちますよ。
目的と問題意識を共有しておく
できれば、単なる決定事項や事実関係のみならず、私が特にポイントだと思うのは関係する人たちに
「目的」
と
「その時点で抱えている問題意識」
をなるべく伝えておくことがひとつのコツだと思います。
もちろん、目的そのものから逸れて行かないようにするという点。それと、もともと問題意識として提示してあったものは、万が一それが実際の問題になって表れてしまったとしても受け止める際の印象がぜんぜん異なります。結局、先に共有しておくことが問題を防止することになるわけです。