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ムダを省く

自分に要求されている役割や仕事の流れを掌握するには

「ムダなことをしていないか」

と考えてみる段階が必要です。

これは自分自身の範囲でもそうですが、それに関わる同僚や上司や部下、関係部署との連携において……というふうに職場全体を見渡してみることも含まれます。

ムダを省くことが、すなわちあなたの仕事の価値を高めることになるのです。

職場で典型的なムダの例

ムダといったとき……細かく言えば切りがありませんが、観察するポイントはだいたい次のような点になります。

① 意味のない動きがある

やってもしょうがない業務が定型化されていないでしょうか?

たとえば、今後だれも見ることのない資料や明細を、1枚1枚にパンチで穴をあけて、紐でつづってきれいに保管することを日課としていないでしょうか?

特にルーティーンになっている業務は日常あまり意識せずに繰り返されることが多いでしょう。

状況の変化とともに、その業務の意味自体が失われていたり、手順や細部が目的を達するのに有効でなくなっていたりすることは少なくありません。

目的を失った定型的な作業のことを

「お約束仕事」

とか言います。

必要な関係者に働きかけ正式に変更しましょう。

② 同じ動きを繰り返している

だれかがやった業務を、いつも他の人がチェックして修正する……という「繰り返し」が常態化していませんか?

「あの人いつもミスするから、任せておけない」

のなら、なぜその人に担当させ続けているのですか?

あるいは、いつも比較的手が空く時間が多い人が、気を使ったつもりで何かやってくれたとします。

でも……それ、決まった時間になったらだれかがやるって決まっている作業ではないでしょうか?

③ 過剰に作業を抱え込んでいる

必要以上にすべてを自分ひとりでやろうとしていることがあります。

たとえば、自分の実力を向上するために負荷をかけるのは必要なことですが、ともするとすでに限界に達しているのに多くの作業を抱え込んだまま身動きが取れなくなっている……なんてこともあります。

実際はその企業の体質とか、組織の風土にもよりますが、そういうのを

「自分の能力がまだ足りないからだ」

とか

「これくらいこなせないと評価してもらえない」

とか……思い込んでいる場合がありますね。

しかしごく客観的に見れば、多くの場合そのように狭い業務の範囲だけに意識が埋没してしまっていること自体が、むしろあなたの評価を下げてしまうでしょう

④ 分担が適切でない

職場のそれぞれの人にそれぞれの適性があり、得意分野、苦手分野があります。

また、行われている業務にしても、中身をこと細かく見てゆくと

「ごく初心者でもできるもの」「他の何人かができるもの」「ごく限られた人しかできないもの」

というふうに分類することができます。

だれでもできることまで一部の人が抱えていて、他の人が「やることがない」とヒマそうにしていることはないですか?

基本的に、職場ではそれぞれの人が

「自分しかできないことを優先して」

時間を使っていくのが効率的で、生産的です。

それに、本当を言えば、そもそも自分しかできない業務があること自体が、それだけ自分の自由度を奪っています。

⑤ 知識や技能を教え合う風土がない

上のような問題点は分かっていたとしても、その解決がなかなか難しいという環境もあります。

新人さんや後輩などに

「教える」

というのは比較的わかりやすいですが、そうでなくても常に職場にいる仲間どうしが、互いに

「相手はこのことを知っているのだろうか?」
「何か手助けしたり、教えてあげられることはないだろうか?」

という視点を持っている職場だと、解決や改善が常にスムーズに行われていきます。

でも

「こんなこと、人に聞けない」

とか

「他人の仕事など自分には関係ない」

とか

「教えてやっても、こっちが損するだけだ」

というようなムードが蔓延しているような職場だったら……仮に問題点は明らかにわかっている場合でさえ、それは改善されないまま放置されます。

祖ごとにおいて、他の人に業務を教えるのは決して単なる親切ではないです。

適切に指導や情報共有を行うことを通して、所属する全員のスキルやレベルが上がっていきますし、同時に、それによって各自がより有効なこと、得意なことに時間や能力を振り向けてゆくこともできます。

ところが、自分の仕事に自信がついてくるほど人に任せておけなくなる。

自信があればこそ

「他のだれも自分ほどその業務ができない」

なんてつい思いたくなるのです。

でも、それはその作業の範囲だけを問題にしているからです。

そう感じてしまうときは、たいていごく一部分だけに執着しています。

トータルでよりよい状態を作ることを考えたとき、あなたがこだわっている部分が本当に重要なのか、現状を維持することが本当に有効なのかどうかを考える。

また、逆の立場で考えてみると、たとえば自分の直属の上司が

「今の時点で私ほどにはうまくその業務をできない」

という理由であなたに新しい業務を一切やらせてくれなかったら、あなたはどうなるのでしょうか?

現状維持は衰退と同じ……という使い古された表現もありますが、現状維持しか許さないような雰囲気、環境ってのもあります。

⑥ その環境にいること自体がムダ

……ということにならないように、いつも注意を払っていましょう。

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