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PDCAサイクルを回すことができるか?

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PDCAサイクルを回すことができるか?

PDCAサイクルとは

P:計画(Plan)
D:実行(Do)
C:検証(Check)
A:改善(Action)

……一般にはこう説明されます。

私の記憶では……以前は「PDC=Plan,Do,Check」という言い方をしている人が多かったと思うのですが、いつの間にか「A:Action」という要素が追加され、そちらのほうが主流になっているようです。

いずれにしろ、仕事の「ムリ・ムラ・ムダ」を限界まで排除していくためには、いわゆる改善が必要です。

自分がやりたいことのクオリティを早く確実に上げていくためにも、意識的な工夫と改善が必須です。

で、

「PDCA手法」

というのは改善の具体的手順として広く知られるものです。

すなわち自分が行う業務や課題を

「計画→実行→検証→改善」

という流れで捉えることです。

(そもそもこの全体が「改善」の手法なのに、その要素のひとつに「Action:改善」という語が充てられているのがちょっと納得いきませんけど……)

「C:Check」の重要性

もちろん、終わった仕事をやりっ放しにせず、ベストな過程を踏んでベストな結果が出せたかどうかをチェックすることが大切です。

チェックを行うというのはある意味で一番難しいとも考えられます。

なぜなら、日常私たちはひとつの業務が終われば、ほっとして集中も途切れるからです。

その時点でもう一度、すでに終わった業務を振り返るにはけっこう気力がいるものです。

自分がレベルアップするために最も重視すべきなのがPDCAの中の「C」つまり、チェックです。

それによって以前には見えなかった部分が次回には見えるようになるし、回を重ねるごとに実行段階で陥りがちな問題点を前もって予測しながら動くこともできるようになるでしょうから。

バッサリ言えば……はっきり言って「Check:検証」するということが直接的には唯一重要で、そもそもPDCAサイクルという考え方は検証を意識的に行うために存在すると言っても過言ではありません

そもそもPDCAはサイクルである

それで、ふつう「PDCA」と呼びますから、言葉の順番からいってごく自然には「P」つまり「Plan:計画」を起点に考えようとすることが多いかもしれませんが、日常的にはむしろ、まったく新しい試みを順序だてて計画してから実行するという場面よりも、多くは

「今すでに行っている業務」

について考え直したり、手を加えたりすることのほうが圧倒的に多いと思います。

すると、たとえば

「計画、計画……」

と肩肘張って頭で考えてばかりいて、いつまでたってもまったく行動に結びついていないといった本末転倒な例もたびたび起こりがちですよね?

そこで、あり得る考え方としては、むしろ「行動」を起点と考えた上で、まず行動してみるという姿勢です。

または、上で述べたように、もし「Check:検証」を重視するなら、すでにやっていることを再点検するところから始めるのも有効でしょう。

すでに行動しているからこそ見える部分があるわけで、今やっていることを検証し、そこから新たな問題認識や課題設定を行うということです。

特に日常的な行為やルーティーン化されている業務だったら型通りに「PDCA」を当てはめようとするよりも

「現状認識→新たな発見→仮説→実験としての行動」

という流れで捉えるほうが自然とも言えます。

じゃあなぜ「計画」から始まっているのか……というと、本当を言えば単に「考え方として示す時にイメージしやすい」から、というだけの理由しかないかもしれません。

すなわち、それはあなたに「PDCA]というものを説明するために一番適した順番だから、ということです。

この意味に限れば、実は……本当は別に「DCPAサイクル」でも「CAPDサイクル」でも良いのです。

もっと言えば、そもそも「サイクル」なのですから、これはどうせ1回で終わることではなく何度も何度も循環して行うところにその意義があるのだから、そもそも

「起点がどこか?」

という問自体にほとんど意味がないと言うこともできます。

「Plan」から始める必要性について

ただ……あえてもっともらしい理由をつけるとすれば。

なぜ「Plan:計画」が一応の起点になっているかと考えると、形式的にでもあえて「計画」というものを想定するということ自体に意味があるからなのです。

たとえば今までは特に何の仮説も問題意識もなく、ただ単に「Do:実行」している事柄があるとします。

もちろん、その場その場で新たに思いついた工夫を取り入れたり、似たようなミスやトラブルが時々起こることに気が付いてそれを回避する方法を考えたり……はしていることでしょう。

でも、それはあくまで

「経験則から」
「個人のスキルによる」
「現場的な工夫」

……といった範疇のことと思われていて、取り立てて大げさに

「計画」

なんて想起しない場合が多いです。

むしろ多くの人は特に何も起こらなければ別段何も問題だとは思わないのです。

そこで、急にあえて

「計画してみろ」

などと指示されると、逆にどうしていいのかわからなくなってしまうでしょう。

実際、PDCAという思考フレームを知ったときに多くの人が躓くのがこの点です。

……この意味で、PDCAという考え方をあえて「Plan」から考え始めるというのは

「改善というものをごく意識的に行うべきものだと認識するために有効」

だからなのです。

つまりそれを自分の意識の俎上に乗せるために、計画から始める必要があるというわけです。

「Plan:計画」の立て方

で、上記の趣旨に即して考えるとすれば、PDCAサイクルにおいて最初の起点となる「Plan:計画」というのは、実は取り立てて

「画期的な計画」
「斬新な計画」
「実験的な計画」

……というようなものでなくても良い、ということになります。

正直、何か今までにないようなアイディアを盛り込んだりとか、新しいことを始めようとか別に最初から思わなくていいということです。

……もちろん、何か新しいことを始める時に使っても良いのですが、新しくないことでなくても良いということです。

たとえば

「まったく今まで通りでも」
「自分にとって目新しいことがなくても」
「飽き飽きするほど当たり前に思えるような」

計画でもぜんぜん構わないということです。

ただ重要なのは

「それをまたやる前に……意識的にそれを計画してからやる」

という1点だけです。

それが、今まで何となく、半ば無意識に、半ば自動的に流れているものを

「意識の俎上に載せる」

という意味です。

PDCAサイクルに付属するオプション「細分化」

このように、PDCAというのは実はごく簡単な考え方であって、何も格式ばっていうほどのものではないです。

ただ、多くの人が 頭では理解しているが、使ったことがありません。

それで、いざ大きなプロジェクトなどを動かそうとするときにPDCAが機能しないんです。

日常的に、実際にその流れを何度も経験して今言ったようなことを体感していることが大切で、それには堅苦しく考えず、小さなことでもこのサイクルの流れに乗せてしまうことが効果的なんです。

ところで、ある程度長期に渡る計画を実効性のあるものにするためには、仕事の

「まとまりの大きさ」

についての認識というか、捉え方を訓練することが大事です。

たとえば、ふつうに考えて今1つの作業として認識されていることでも、もっと細かく言えば一つひとつの

「動作の集積」

として整理することができるはずです。

結局すべての人が実際にやっているのはあくまで「動作」 でしかありません。

もちろん作業とか業務とか……どう呼んだとしてもそうです。

手順という言葉もそうですが、手順とは簡単に言えば物事を行うときの

「動作の順番」

に他なりません。

どんな物事でも、人間がすることはすべて必要な動作を順次行ってゆくことで成り立っています。

このように概念としてまとまっている大きなものを、より小さな要素にばらばらに分けて分析することを

「細分化」

と言います。

このことを意識すれば、たとえば数ヶ月とか1年をかけて取り組むべき大きな課題だって1日1日のタスクの集積と捉えることができます。

今職場において大きな課題があるとして、これを解決するにも具体的な手順を明らかにして、どの部分に問題の原因があるかを特定することが必要です。

手順というのは実際はパソコンのプログラムとかと同じで、いくつかのパスとして表されます。

結局どんなことも動作の集積によって進められるわけです。

「事柄の大きい小さい」

というのはあくまで全体のイメージであって、実質的にはそれはセグメントの数、あるいは動作の修正の量という意味でしかありません。

いわゆる

「大きい仕事」
「責任の重い仕事」

というのと、事実上の手数が多い少ないというのとは一致しない場合が多く、物事を定量的に捉える思考に慣れていればそのイメージも変わるでしょう。

そしてそれはきちんと細分化できるかどうかというスキルによるところが大きいと考えられます。

仕事の進め方というのは、小さいものに対しても大きいものに対しても、つまるところたいした違いはありません。

だから、もしより大きな仕事を任されたいと思うならば、実務的にはむしろまず自分で理解できる範囲の小さいことを、さらに細分化して理解しなおす練習を何回も繰り返せばよいのです。

いきなり大きなことを考えるのではなく、まず「小さなことをより小さく細分化する」ことに慣れておくのです。

そうすればその方法論を、大きい課題や計画にも応用することができるようになるわけです。

それを実務上意識的に行うための良い訓練方法……まさにそれが「PDCAサイクル」に沿って繰り返し考えるということになります。

目的、方針のブレイクダウン

日々の小さな判断が、その仕事全体を流れる大きな趣旨、方針と整合性があるかどうか?

それがずれていては段取りもPDCAサイクルも形式化してしまうでしょう。

自分が解決すべき課題を明確に捉えることで担当する業務の全貌が明らかになり、自分が何をするべきかを広い視野で捉えることもできるようになります。

つまりPDCAサイクルを意識するということは、単に今目の前にあるその業務を円滑に進めるためとか……その次元だけで見ていたらあまり意味がないのです。

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