だれでも明らかに例外的、事故的な問題が発生すれば報告するに決まっています。
それよりも問題は、それほどでもない事例の報告ができるかどうかではないでしょうか。
「こんなことまで特に報告しなくてもいいかな」
というような点を注意深く、タイミングよく報告しましょう。
そのような情報の中にこそ有効なものが含まれている可能性が大きいからです。
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報告したくないことほど報告しよう
また、自分の評価が下がると思うような事柄、自分の失敗や、できれば触れたくない問題をすばやくありのまま報告できるできるでしょうか。
もしこういったことを率直に報告できるとすれば、実は非常に評価されるべき長所になります。
むしろ、自分のミスや失策をで隠せるものなら隠そうとか、できれば話題に上らないようにあいまいな、あやふやな書き方をしたりする態度こそ致命的なのですが、意識していないとだれでもそういう書き方になってしまいがちです。
はたから見れば、むしろあやふやな書き方をするほうが突っ込まれる可能性が高くなるわけですが……心情的には自分のことになるとそうなってしまいがちですよね。
もちろん、評価にも影響してくると思いますが、もっと重要な点は、そういう態度を続けていると長期的にはそのこと自体があなたを取り巻く職場環境を悪化させたり、あなた自身の仕事への意欲をすり減らしてゆく原因になったりもします。
結局はダメージの方が大きいわけですから、少し勇気を出して意識的に
「堂々と報告する」
姿勢を身につけたいところですね。
「日報の書き方」
というと、項目や書式のことばかり考えてしまいがちですが……まず意識を変えて、このような姿勢や態度を身につけるための有効なツールだと思って
「日々の報告」
に意識的に取り組んでみるのは賢い方法だと思います。
ふだんから
ふだんから
「この人は何でも率直に報告、相談する人だ」
という信頼感を得ることは大きなメリットです。
たしかに、長い間仕事をしていれば時には
「これを言ってしまったら、一発で自分の命運は尽きる」
と思えるほど重大な問題が起こらないとも限りません。
しかもそれがどう見ても完全に自分の責任によって起こった……というような場合、隠せるものなら隠したいと考えるのは人情でしょう。
もしそういうきわめて重大な状況に至ったなら……それはもはやあなた自身の人生を左右する事柄で、どうするかはあなた自身にお任せします。
しかし、実際には仕事の上で起こる問題のほとんどは、そんなとんでもなく重大な問題ではないはずです。
ほとんどの場合、報告してしまえばたいしたことではないのです。
しかし、日頃から隠せるものは何でも隠そう、どうしても隠せないものだけは仕方がないからしぶしぶ報告しよう……みたいなそのスタンスは、上司などから見たらすぐバレます。
日々起こる些細なミスや問題よりも、そっちのほうがよほど大きな問題と言えます。
良いことも悪いことも
逆に言って、一見自慢かと思われそうな良い報告も堂々としたほうがいいでしょう。
「謙虚さ」
は美徳とも言えますが……報告という面から見ると、すべてありのままに報告するということのほうが基本です。
それに、自慢なら自慢のような書き方をしても実は構わないのです。
自分の素直な気持ちを反映した報告書であれば、ふつうは上司も好感を持って見てくれるものです。仮にそういうタイプの上司ではない場合でも、仮にその場では
「調子に乗るな」
「それくらいでいい気になるな」
……という雰囲気であってさえ、後から考えるとその記憶が蓄積されることで全体的な評価は上がる傾向があります。
いずれにしろ、良いことも悪いことも、率直にありのままに報告することを基本的スタンスとして身に付けてしまえば余計なストレスも減る上に結局は評価も上がります。
そして、のびのびと仕事ができる環境を作ることができます。
日報に「特になし」と書いてはいけない
ところで、定例報告書や業務日報のようなものを提出する際
「特になし」
と書く人がけっこういると思うのですが、これはできるだけしないほうがいいです。
業種によってはいわゆる
「ネガティブレポート」
が必要な場合もありますが、一般の企業などでは、
「特になし」
「異常なし」
といった報告はほとんど何の価値も持ちません。
報告するような内容が思いつかない……ということで安易に
「特になし」
「特記事項なし」
と書いてしまうことは、報告を受ける側から見ると実はかなり評価を下げる行為です。
いつも
「特になし」
としか書いてこないと、むしろ相手は心配になります。
本当に何もなかったのかがそもそも疑わしいと感じ始めます。
また、そういう記述を見ると
「この人は何の問題意識もないのか？」
「反省する習慣がないのか？」
「仕事に対する意欲を失っているのではないか？」
などと勘ぐってしまいます。
特に、自分がまだ成長過程にあると自覚している人なら、たとえば一日仕事をしていて何にも起こってない、何も変わらない……というのがむしろすでに大きな問題だと感じるはずです。
周囲の期待も薄らいでいきます。
……そうなるとだんだん
「特になし」
のスパイラルに入ってしまい、いつの間にかあなた自身が
「特に何もない人間」
のように扱われるようになります。
報告できるような仕事をする
逆に言うと、初めから
「報告書にかけるような仕事をする」
ことが有効です。
日々自分のやっている仕事に問題意識や目標を持つようにすることが重要……というアドバイスがよくありますが、そうは言っても、実際のところ毎日毎日、バリエーションのある
「報告事項」
をひねり出すなんて無理……と感じている人も多いでしょう。
そんな場合は
① ある程度長期的な課題を自分なりに決め、毎回そのテーマに関する進捗や所感を書く
という手があります。そうすれば、少なくとも毎回
「今日は何書こうかな……」
と考える必要はありません。
もう一つは、その職場の状況やあなたの立場にもよりますが、ある程度自由がきく環境なら
② そもそも報告できないような業務は他の人に任せていく
というのが実践的な方法と言えます。
報告しようのない決まりきった定型業務を自分から手放してゆくようにするわけです。
当然、その過程でその業務を交配や部下に指導したり、だれでも遂行できるようにマニュアル化したりという必要性が生じますが……それ自体が報告できる内容になるでしょう。
つまり
「特になし」
と書かざるを得ないような環境なら、それ自体を変えていくわけです。